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第14回
2018年09月18日
新入社員のための「報連相の基本」
これだけは押さえておきたい仕事の進め方
なぜ報連相が大切なのか？
▪ ホウレンソウとは？
ホウレンソウ（報連相）は、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった
もので、仕事の(1) です。仕事を進めていくうえで、あなたと上司や先輩、職場の仲間、そしてお客様などをつなぐのが、報連相なのです。
▪ 専門的なスキルを磨がくだけでは成果はあがらない
新入社員は、最初から上司や先輩と同じように仕事ができるわけではありません。「少しでも早く仕事を覚えたい」「専門的なスキルを身につけたい」と思うのは、当然のことだと思います。
専門的なスキルに磨きをかけるのはとても大切なことですが、ここで理解しておいてほしいことがあります。それは、たとえば次のようなことです。
仕事には、仕事を指示する上司の存在があります。いっしょに仕事をする先輩や仲間の存在があります。取引先や協力先など外部の関係者の存在があります。そして、何よりもお客様の存在があります。
にもかかわらず、(2) のことを考えないまま、あなたが自分勝手な仕事の進め方をしていたとすれば、どうなるでしょうか？ いくら高い(3) を身につけていたとしても、成果が出せるとは限りません。
(3) と(4) は、いわば車の両輪のようなものなのです。そして、相手から信頼される仕事の進め方こそが、報連相なのです。
▪ 必要な情報はとにかく相手に伝えること
「相手が忙しそうだから……」「あとで伝えればいいだろう」などと、必要な情報を伝えないままでいると、仕事がとどこおったり、トラブルの原因になってしまうことがあります。報連相の内容が相手にとって重要かどうかを、新入社員であるあなたが自分だけで(5) してはいけないのです。
たとえ相手が外出してその場にいない場合であっても、「メモを残す」「携帯電話に直接連絡を入れる」「メールで連絡しておく」など、報連相の手段はいくらでもあるはずです。内容の緊急性や相手の性格などを考えたうえで、一番適切な手段で伝えるようにしてください。 また、次のような状況では判断に迷うかもしれませんが、積極的に報連相を実行しましょう。
仕事の進め方の基本とは？
▪ 口頭の報連相だけでなく、文書で確認を電話でのやりとりでは、人の名前や製品番号、数量などはどうしても間違えやすいものです。メモをとる、(6) するといった電話応対が基本になりますが、報連相をミスのない確実なものにするためには、以下の点を特に徹底する必要があります。
▪「(7) ほど早く」が報連相の基本ルール
木戸君の仕事の進め方で一番問題だったのは、上司に(8) しないまま、問題を放置したことです。先方の担当者は、なにも木戸君に(9) を言いたかったのではありません。担当者として、現在起こっている問題について、会社としての対応を求めていたのです。 自分がミスをしたときや、なにか仕事で問題が発生したときは、すぐに上司や関係者に報告・連絡するようにしてください。「悪い情報ほど早く」が、報連相のもっとも基本的なルールです。問題を(10) に食い止められるかどうかは、現場で働く一人ひとりの(11) の対応にかかっていると考えるようにしてください。そして、正直な報連相を心がけて、実行していってください。
報連相にもコツがある？！
▪ 報連相のコツ
報連相をするときは、相手に用件を(12) に、わかりやすく、簡潔に伝える必要があります。
▪ 報連相しやすい人間関係をつくるために 相手に苦手意識をもったままでは、報連相もなかなかうまくいきません。また、相手が変わってくれるのを待つだけでは、人間関係が改善されるはずはありません。そこで重要になってくるポイントが２つあります。
【① あいさつ】
あいさつは、人間関係の基本です。朝のあいさつは、自分の仕事に対する意欲や健康状態を伝える、「朝一番の報連相」でもあります。
あいさつは、単なる声かけのマナーではありません。あいさつができない職場では、報連相はうまくいかないのです。朝のあいさつは、一日の仕事、(13) の入り口そのものと考えて、明るく、元気に実践していきましょう。
【② 返事】
元気な返事は、とても気持ちのよいものです。呼ばれたときの「はい」という返事は、自分のやる気を伝える最初の報告でもあります。
上司の顔色をうかがっているだけでは、報連相はできません。くれぐれも「相手が忙しそうだからあとにしよう」などと自分だけで判断をしないでください。報連相の内容が重要かどうかは、(14) すると考えておきましょう。
特に新入社員の時期は、どんな小さなことでも報連相をする習慣を身につけることが大切です。
▪ 飛び越し指示があったとき
直属の上司を飛び越えて、その上の上司から直接仕事の指示がくることを「飛び越し指示」といいます。
・飛び越し指示で判断に迷うときは、相手（直接の指示者）に(15) を仰あおぐ
・その結果どうなったのかを指示者に報告する
・直属の上司にも報告する
「無理です」「できません」と言ったところで、仕事は何も進まず、問題は何一つ解決しません。「できない」ことをどうすれば(16)「 」ようにするのか。このような姿勢で仕事に取り組むことが求められます。
こんなときどうする？報連相
▪ 報連相の決まり文句
実際の職場に配属された新入社員のなかには、木戸君のように報連相をどう切り出してよいか、戸惑う人が多いようです。
ここでは「いざというときの報連相の切り出し方」について紹介しておきましょう。
POINT
（通常の場合）「今、少しよろしいでしょうか？」「少しご相談したいことがあるのですが」
（相手が忙しく、緊急ではない場合） 「あとでお時間をいただけませんか？」
（緊急の場合） 「急ぎで報告したいことがあるのですが」
上司の(17) をうかがっているだけでは、報連相はできません。くれぐれも「相手が忙しそうだからあとにしよう」などと自分だけで判断をしないでください。報連相の内容が重要かどうかは、相手が判断すると考えておきましょう。
特に新入社員の時期は、どんな小さなことでも報連相をする習慣を身につけることが大切です。
▪ 飛び越し指示があったとき
直属の上司を飛び越えて、その上の上司から直接仕事の指示がくることを「飛び越し指示」といいます。
POINT
・飛び越し指示で判断に迷うときは、相手（(18) 指示者）に判断を仰あおぐ
・その結果どうなったのかを指示者に報告する
・直属の上司にも報告する
「無理です」「できません」と言ったところで、仕事は何も進まず、問題は何一つ解決しません。「できない」ことをどうすれば「できる」ようにするのか。このような姿勢で仕事に取り組むことが求められます。
仕事ができる人は報連相上手
報連相のよしあしが仕事の成果を左右する
仕事は、職場で働くさまざまな人の“つながり”で成り立っています。
仕事のプロとプロをつなぎ、お互いを働きやすくするもの。それが報連相です。
このことを、わかりやすく図式化してみましょう。
POINT
質の高い成果（をあげる人）＝ 質の高い専門性× (19) の進め方
（質の高い報連相）
質の高い成果をあげるためには、チームのメンバーそれぞれが質の高い専門性を兼ね備えていなければなりません。そして、その専門性がチーム全体として効果的に発揮されてこそ、成果はより(20) になります。
つまり、質の高い仕事の進め方（＝質の高い報連相）が重要な役割を果たすことになるのです。報連相のよしあしが仕事の成果を大きく左右するといっても過言ではないのです。
▪ 目的思考が大切
どんな仕事にも(21) があります。「何のためにその仕事をするのか」「何のために報連相をするのか」……仕事ができる上司や先輩は、このような目的思考で、毎日の仕事に取り組んでいるのです。
あなたも、(22) 上司や先輩を見つけて、その仕事の進め方を真ま似ねしてみてください。そして、「何のために」という(23) で、仕事に取り組んでみてください。
報連相の基本ポイント
▪ 報告
報告＝仕事の依頼者からの指示や命令に対して、その結果や経過を伝える
こと
《報告のポイント》
◦返事の「はい」は、最初の報告
◦早めに、こまめに報告する
◦事実は正確に報告する
◦５Ｗ１Ｈで要点を押さえる
◦途中で中間報告をする
◦正直に報告する
◦悪い情報ほど早く報告する
◦報告に提案を付け加える
◦口頭と文書を使い分ける
など
▪ 連絡
連絡＝相手に情報を確実に伝えること（情報の共有化）
《連絡のポイント》
◦明るく、大きな声であいさつする
◦悪い状況ほど早く連絡する
◦正確さが必要な場合は、文書で連絡する
◦重要な情報ほど相手にその意味が伝わったかどうか、確認する
▪ 相談
相談＝相手に判断を仰ぐ
自分の提案を実現しようとお願いする
メンバーと協力して知恵を出し合う（相乗効果＝シナジー）
《相談のポイント》
◦問題が起きたときは、ためらわずに相談する
◦自分の意見をもって相談する
◦相手に余裕があるかどうかを考える
◦５Ｗ１Ｈで整理してから相談する
◦相談の結果どうなったのか、中間報告と結果報告をする