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第13回
2018年09月18日
Part４ 携帯電話・メールの基本
◆ブログ・ツイッターなどの注意点
ＩＴの進歩に伴う通信機器の進化によって、私たちの仕事環境は大きく
変化しています。特にブログやツイッターなど、個人の情報発信が手軽に
できるようになった今、本人に悪気がなくても、その情報が企業全体の問
題に発展しかねません。それだけに次のような注意が必要です。
《ブログ・ツイッターなどの注意点》
- 人を誹謗・中傷するコメントは書き込まない。
- 法令を順守し、著作権・肖像権など第三者の権利を侵害しない。
- 社内や取引先に関する機密情報、個人情報は投稿しない。
- 発信した情報は不特定多数の目にさらされるので、不用意な発言（書き
込み） はしない。
◆携帯電話のマナー
携帯電話は、いつでも、どこにいても連絡できる便利な道具です。今や、
ビジネスに欠かせないものとなりました。だからといって、携帯電話は
万能ではありません。
《携帯電話利用時の注意点》
- 通話が途中で切れることがある。
- 周囲の雑音に左右されやすい。
- プライベートの時間にも仕事の連絡が入る。
- 紛失した場合の情報漏洩のリスクがある。
《携帯電話のポイント》
- (1) する場所を考える。
- 相手の立場・(2) を考える。
③ 移動中や待機中は電源オン、マナーモードにする。
（ 病院、飛行機内、電車やバスの優先席付近などは電源オフに）
④ 私用電話は禁止、紛失しないように厳重注意。
⑤ 仕事の関係先以外には携帯電話の番号を教えない。
◆メールのマナー
今や、電子メールは携帯電話と同じく、ビジネスに欠かせない重要なツー
ルとなっています。しかし、便利だからといって使い方を誤れば、相手に
大変失礼な印象を与えてしまうことになるので注意が必要です。
《メールの心得》
あくまでも「略式の手紙」の認識で。
- (3) を心がける。
- 即開封、即(4) 。
④ 私用メールは不可。
⑤ セキュリティに留意する。
⑥ 個人情報の漏洩に注意（Bcc を利用する）。
《メールの書き方》
- 会社名・部署名・名前を(5) に。
② 時候のあいさつは必要ない。
③ 絵文字・記号の乱用はしない。
- 誤字・脱字に注意する。
- 文面の最初に(6) を。
（社内の場合「○○部の□□です」、社外の場合「△△社の□□でございます」）
⑥ 署名を入れる（署名の設定：会社名・名前・読み方・住所・電話番号・
メールアドレス・会社のホームページアドレス など）。
- ファイルの(7) に注意する。
Part5 他社を訪問するときの基本マナー
◆訪問準備・アポイント
他社を訪問するということは、会社を代表して会いに行くということです。つまり、あなたの(8) が、会社の第一印象となるわけです。訪問するときの身だしなみはもちろんのこと、名刺交換や振舞いには十分注意する必要があります。
《アポイントをとるときの留意点》
① 電話は、昼休みや早朝・深夜は遠慮する。
② 約束の日までかなり時間があくときは、前日に確認の連絡を入れる。
③ 変更が生じたときは、速やかに相手に連絡する。
④ 確認のメールを送るとよい 。（ 用件・日時・所要時間・訪問人数・訪問
場所など） など
《訪問準備》
- 訪問の目的・用件・話す順序などを確認する。
- 必要な書類や資料を準備し、名刺を補充する。
- 場所・所要時間・交通機関を調べる。
◆訪問当日の心構え
ビジネスの現場にアクシデントはつきものです。もし(9) の事態が発生
して、約束に遅れそうな場合は、すぐに先方に連絡を入れるようにしましょ
う。先方の貴重な(10) を頂戴していることを忘れてはいけません。
- 余裕をもって行動する（(11) 分前に訪問できるようにする）
- 遅れそうなときは、すみやかに先方に連絡する
- 身だしなみを確認する
- 携帯電話は電源オフか、マナーモードに
◆応接室のマナー
応接室には、上座・下座という席次があります。通常は入口から一番遠
いところが上座、一番近いところが下座になります。
上座をすすめられたら、素直にしたがってください。もし上座をすすめ
られなかった場合は、下座にすわって待つのがマナーの基本でしょう。
《応接室のマナー》
- キョロキョロせずに、静かに待つ。
- 椅子にはすぐ立ち上がれるように浅く腰掛ける。
- カバンは机や椅子の上ではなく足元に置く。
（ ハンドバックなどは椅子に置いてよい）
- お茶は面談が始まって、相手にすすめられるまで口をつけない。
◆名刺交換のマナー
名刺は、いわばその人の分身のようなものです。大切なものとして扱う
のが基本となります。
名刺交換は、テーブル横のスペースで行います。名刺は汚れていない、
きれいなものをお渡しします。名刺の文字が読めるように相手に向けて、
胸の高さで差し出します。
《名刺の扱い方のポイント》
- 商談中は、名刺は名刺入れの上に置く。
（複数の場合は、一番地位の高い人の名刺を置き、席順に並べる）
- 名刺は、用件が終わったら丁寧に名刺入れにしまう。
- なるべく早く相手の顔と名前を覚える。
Part6 お客様をお迎えするときの基本マナー
◆お客様をお迎えする
どのようなお客様であれ、遠くからわざわざ足を運んでくださる大切
なお客様であることに変わりはありません。社員一人ひとりの(12) と真
心で、せいいっぱいのお迎えを心がけたいものです。
他社を訪問するというのは、お客様にとって緊張の瞬間でもあります。
その緊張感をやわらげることが、お迎えする側にとって大切ではないで
しょうか。笑顔ひとつで、ずいぶん印象がちがいます。お客様の目を見
て、明るい声で話すように心がけたいものです。
◆お茶のおもてなし
お茶は、本来、日本のビジネスマナーではおもてなしの心を表すもので
す。ただ飲み物を出せばよい、というわけではないのです。
お茶の量は、(13) 分目が目安です。また、温度も大切です。熱すぎず、ぬ
るすぎず、適温を心がけてください。
お茶は、上座のお客様から順番にお出しします。お客様がお茶を手に取りやすいように、お客様の右後ろから出すのが基本です。もちろんスペースがない場合は、左からでも構いません。状況に応じて対応するようにしてください。
お茶を出し終わったら、お盆を脇にはさんで、会話の邪魔にならない程度に一礼して退室します。
打合せが長引くような場合は、(14) ほど経ったら2 杯目のお茶をお出しすることがあります。その場合、最初に日本茶を入れたら、次はコーヒーを出すなど、(15)
をつける気づかいがほしいものです。
お客様によっては、すでに何件か回ってきて、「コーヒーはもうたくさん」ということも考えられます。「お茶とコーヒー、どちらがよろしいですか？」と最初に聞いておくのも、心くばりのひとつです。
◆お見送り
お客様はどこまでお見送りするかは、建物の構造にもよりますが、通常はエレ
ベーター前、あるいは(16) までお見送りします。職場のルールにしたがって判断するようにしてください。
お客様が帰られたら、お茶碗を下げ、テーブルを拭いて、後片づけをしま
しょう。後の人が気持ちよく使えるようにする、これも大切なマナーです。